Doppelzahlungsanalyse für Nicht-SAP-Daten

Einführung

Eine Doppelzahlungsanalyse deckt Rechnungen auf, die möglicherweise mehrfach gebucht wurden. Werden diese Buchungen im weiteren Verlauf durch Zahlungen ausgeglichen, entstehen für denselben Vorgang mehrere Zahlungen. Unsere Standardanalyse AP_Dupl_Payments identifiziert solche Mehrfachbuchungen in SAP-Daten und zeigt Eingangsrechnungen, die potenziell mehrfach erfasst wurden. Einige Buchungsvorgänge wirken wie Duplikate, sind aber tatsächlich korrekt. Diese werden als potenzielle Treffer bezeichnet und müssen im Detail geprüft werden. Durch die Kennzeichnung bestätigter doppelter Buchungen kann ein KI-Modell trainiert werden, neue Fälle automatisch zu bewerten und zuverlässig Fehlalarme zu erkennen, damit diese ausgeschlossen werden können. Kunden, die kein SAP nutzen, aber von der KI-Auswertung profitieren möchten, können unser Analysewerkzeug AI_Dupl_Payments verwenden. Hierfür müssen eigens identifizierte potenzielle Doppelbuchungen in einem vordefinierten Format bereitgestellt werden.

Voraussetzungen

• Installation von ACL für Windows & lokale Installation von dab AnalyticSuite: Die Analyse kann ausschließlich lokal auf dem Desktop durchgeführt werden, nicht in Robotics
• R und R-Studio: Installation erforderlich, R.exe und R-Paket benötigt (Artikel zur Installation der R-Umgebung)
• Highbond: Results-Modul erforderlich
• TF_Import.xlsx: Datei muss im selben Pfad wie das ACL-Projekt abgelegt werden
• Initiale Pool-Datei mit dem Namen AI_Dupl_Payments_Pool.xlsx:
  • Der Dateiname muss AI_Dupl_Payments_Pool.xlsx lauten
  • Pfad (Standard C:\Users\Public\dabgmbh\AnalyticSuite\Utilities) kann geändert werden
  • Die Datei muss bereits identifizierte Doppelzahlungen enthalten, die überprüft und als True Duplicate Payments oder False Duplicate Payments markiert wurden
• Datei mit Daten, die noch nicht überprüft wurden: Muss im definierten Pfad gespeichert werden
• Spaltenliste für die Tabelle: notwendig sowohl in der Pool-Datei als auch in der Datei mit den ungeprüften Daten
• Unterschied zwischen den beiden Dateien: Die Felder AI_Meta_Information, AI_Potential, AI_Assessment und Manual Assessment sind in der Datei mit den ungeprüften Daten NICHT enthalten.

Einstellungen im Startskript __Run_AI_Dupl_Payments

Für das Hochladen ins Highbond Results-Modul werden folgende Variablen benötigt:

• v_TF_Cust_Specific_OrgID: Organisations-ID der Einheit
• v_TF_Cust_Specific_UploadToken: Highbond API Token des Benutzers, der die Analyse durchführt
• v_TF_Cust_Specific_APIArea: Mögliche Werte: 1 = EU (Standard); 2 = US; 3 = CA; 4 = AS; 5 = AU
• v_AI_Dupl_Paym_OneLineID:
  • ID der Highbond-Tabelle, in die die Ergebnisse hochgeladen werden
  • Die Highbond-Tabelle wird erst beim Hochladen im ersten Durchlauf erstellt, daher darf die Variable zu Beginn des ersten Durchlaufs nicht existieren
  • Die entsprechende Zeile muss auskommentiert werden
  • Nach dem ersten Durchlauf: Die Highbond-Adresse muss in die Tabelle eingetragen werden, um weitere Updates der Highbond-Tabelle in Folgedurchläufen zu ermöglichen

Folgende Variablen besitzen Standardwerte und können angepasst werden

• v_AI_Dupl_Paym_AI_ExpPath: Pfad, unter dem die Pool-Datei gespeichert und aktualisiert wird. Empfehlung: Verwenden Sie den vordefinierten Pfad – da die Pool-Datei nach jedem Lauf aktualisiert wird, darf der Pfad nach dem ersten Lauf nicht mehr geändert werden.
• v_AI_Dupl_Paym_Unseen_Path: Pfad und Name der zu importierenden Datei mit ungeprüften Daten
• v_TF17_ExportPfad: Pfad, unter dem die .json-Datei erstellt wird

Vorgehen beim ersten Lauf

• Pool-Datei und ungeprüfte Datendatei werden im R-Skript verarbeitet
• Im R-Skript erzeugte Felder AI_Meta_Information, AI_Potential, AI_Assessments werden an das ACL-Skript übergeben und den ungeprüften Daten hinzugefügt
• Einträge mit eindeutiger ID werden dupliziert: eine Zeile pro eindeutiger ID in der Tabelle AI_Dupl_Payments_OneLine
• Die Tabelle AI_Dupl_Payments_OneLine wird ins Highbond Results-Modul hochgeladen, wo eine neue Tabelle angelegt wird

Manuelle Schritte nach dem ersten Lauf in Highbond

• Einen Fragebogen für die neu angelegte Sammlung erstellen
• Benennen, z. B. Erkennung von echten oder falschen Doppelzahlungen
• Hochgeladene Tabelle unter „Verknüpfte Tabellen“ auswählen und speichern
• Neue Frage hinzufügen (Typ: Einfachauswahl)
• Beispielsweise: Ist dieser Datensatz eine echte oder falsche Doppelzahlung?
• Zwei Antwortmöglichkeiten hinzufügen: Echte Doppelzahlung, Falsche Doppelzahlung
• Wichtig: Spaltennamen im manuellen Scoring anpassen
• In den Highbond-Tabelleneinstellungen das Feld UpdateKey als Primärschlüssel festlegen
• Datensätze im Fragebogen bearbeiten: Das Feld Manual_Assessment_Upl enthält Einträge aus der initialen Pool-Datei:
  • Feld ist gefüllt: Werte können übernommen werden
  • Übrige Einträge: Nutzerentscheidung basierend auf den Werten in den Feldern AI_Meta_Information, AI_Potential und AI_Assessments erforderlich. Das Feld Manual_Assessment_Upl kann entfernt werden, sobald alle Werte bestätigt wurden.

Manuelle Schritte vor dem zweiten Lauf im ACL Startskript __Run_AI_Dupl_Payments

• Die ID der Highbond Results-Tabelle kopieren: Wert in der Variable v_AI_Dupl_Paym_OneLineID einfügen. Dies ist notwendig, um die Highbond Results-Tabelle ins ACL zu importieren.
• TF_Import: Datei öffnen und die ID im Tab ScheduledResultsUpload erfassen. Notwendig, um die Highbond-Tabelle mit den neuen Einträgen zu aktualisieren.
• Datei unseen_date: Aktualisieren

Vorgehen bei den folgenden Läufen

• Highbond-Tabelle: Wird ins ACL importiert, da sie manuelle Nutzerbewertungen enthält
• Pool-Datei: Wird mit Informationen aus der Highbond-Tabelle aktualisiert
• Pool-Datei und Datei mit den ungeprüften Daten: Werden im R-Skript verarbeitet
• AI_Meta_Information, AI_Potential, AI_Assessments: Im R-Skript erzeugte Felder werden an das ACL-Skript übergeben und den ungeprüften Daten hinzugefügt.
• Einträge mit eindeutiger ID werden zusammengeführt: Damit für jede eindeutige ID nur eine Zeile in der Tabelle AI_Dupl_Payments_OneLine vorliegt
• Tabelle Dupl_Payments_OneLine: Wird ins Highbond Results-Modul hochgeladen, wobei die bestehende Results-Tabelle aktualisiert wird