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Análisis de pagos dobles para datos no SAP

Introducción​

Un análisis de pagos dobles revela facturas que posiblemente se hayan registrado más de una vez. Si estos registros se compensan posteriormente mediante pagos en una etapa posterior del proceso, se generan múltiples pagos para la misma transacción. Utilizamos nuestro análisis estándar AP_Dupl_Payments para identificar estos múltiples registros en datos SAP, el cual muestra facturas recibidas que potencialmente se han contabilizado varias veces. Algunas transacciones de registro parecen ser duplicadas, pero en realidad son correctas. Estas se denominan posibles coincidencias y requieren una comprobación detallada. Etiquetando los registros duplicados confirmados, se puede entrenar un modelo de IA para evaluar automáticamente nuevos casos e identificar de forma fiable los falsos positivos, a fin de que puedan excluirse. Los clientes que no utilizan SAP pero desean beneficiarse de la evaluación mediante IA pueden emplear nuestra herramienta de análisis AI_Dupl_Payments. Esto exige que los posibles registros duplicados identificados especialmente se transfieran en un formato predefinido.

Requisitos​

  • Instalación de ACL para Windows e instalación local de dab AnalyticSuite: El análisis solo puede realizarse localmente en el escritorio, no en Robotics
  • R y R-Studio: Se requiere instalación, así como R.exe y el paquete R (ver artículo sobre la instalación del entorno R)
  • Highbond: Se requiere el módulo de resultados
  • TF_Import.xlsx: El archivo debe almacenarse en la misma ruta que el proyecto de ACL
  • Archivo inicial de Pool con el nombre AI_Dupl_Payments_Pool.xlsx:
    • El nombre del archivo debe ser AI_Dupl_Payments_Pool.xlsx
    • La ruta (por defecto C:\Users\Public\dabgmbh\AnalyticSuite\Utilities) puede modificarse
    • El archivo debe contener pagos duplicados que ya hayan sido detectados, verificados y marcados como True Duplicate Payments o False Duplicate Payments
  • Archivo con datos que aún no han sido verificados: debe guardarse en la ruta definida
  • Lista de columnas para la tabla: necesaria tanto en el archivo de Pool como en el archivo con los datos no verificados
  • La diferencia entre ambos archivos es que los campos AI_Meta_Information, AI_Potential, AI_Assessment y Manual Assessment NO están presentes en el archivo con los datos no verificados.

Configuración en el script de inicio __Run_AI_Dupl_Payments​

Las siguientes variables se requieren para la carga en el módulo de resultados de Highbond:

  • v_TF_Cust_Specific_OrgID: ID de la organización de la entidad
  • v_TF_Cust_Specific_UploadToken: token de API de Highbond del usuario que realiza el análisis
  • v_TF_Cust_Specific_APIArea: Valores posibles: 1 = UE (por defecto); 2 = EE.UU.; 3 = CA; 4 = AS; 5 = AU
  • v_AI_Dupl_Paym_OneLineID:
    • ID de la tabla de Highbond donde se cargan los resultados
    • La tabla de Highbond no se crea hasta la carga durante la primera ejecución, lo que implica que la variable no debe existir al inicio de la primera ejecución
    • La línea correspondiente debe estar comentada
    • Tras la primera ejecución: se debe introducir la dirección de Highbond en la tabla para permitir actualizaciones posteriores de la tabla de Highbond en futuras ejecuciones

Las siguientes variables tienen valores predeterminados que pueden personalizarse​

  • v_AI_Dupl_Paym_AI_ExpPath: Ruta donde se guarda y actualiza el archivo de pool. Recomendación: utilice la ruta predefinida - dado que el archivo de pool se actualiza tras cada ejecución, la ruta no debe modificarse después de la primera ejecución.
  • v_AI_Dupl_Paym_Unseen_Path: Ruta y nombre del archivo de datos no verificados a importar
  • v_TF17_ExportPfad: Ruta donde se creará el archivo .json

Procedimiento en la primera ejecución​

  • El archivo de pool y el archivo de datos no verificados se procesan en el script R
  • Los campos AI_Meta_Information, AI_Potential, AI_Assessments creados en el script R se transfieren al script ACL y se añaden a los datos no verificados
  • Los registros con un ID único se duplican: una fila por cada ID único en la tabla AI_Dupl_Payments_OneLine
  • La tabla AI_Dupl_Payments_OneLine se carga en el módulo de resultados de Highbond, donde se crea una nueva tabla

Pasos manuales a realizar tras la primera ejecución en Highbond​

  • Crear un cuestionario para la colección creada
  • Asignar un nombre, p. ej., detección de pagos duplicados reales o falsos
  • Seleccionar y guardar la tabla subida en Tablas vinculadas
  • Crear una nueva pregunta (tipo: opción única)
  • Pregunta por ejemplo: ¿Este registro es un pago duplicado real o falso?
  • Agregar dos posibles respuestas: Pago doble real, Pago doble falso
  • Importante: personalizar los nombres de las columnas en la evaluación manual
  • En la configuración de la tabla de Highbond, definir el campo UpdateKey como clave principal
  • Procesar los registros en el cuestionario: el campo Manual_Assessment_Upl contiene registros del archivo de pool inicial:
    • Campo completo: se pueden aceptar los valores
    • Resto de registros: se requiere decisión del usuario según los valores de los campos AI_Meta_Information, AI_Potential y AI_Assessments. El campo Manual_Assessment_Upl puede eliminarse una vez aceptados todos los valores.

Pasos manuales antes de la segunda ejecución en el script de inicio ACL __Run_AI_Dupl_Payments​

  • Copiar el ID de la tabla de resultados de Highbond: pegar el valor en la variable v_AI_Dupl_Paym_OneLineID. Esto es necesario para importar la tabla de resultados de Highbond en el ACL.
  • TF_Import: abrir el archivo e introducir el ID en la hoja ScheduledResultsUpload. Esto es necesario para actualizar la tabla de Highbond con los nuevos registros.
  • Archivo unseen_date: actualizar

Procedimiento en ejecuciones posteriores​

  • Tabla de Highbond: se importa en el ACL ya que contiene calificaciones manuales de usuarios
  • Archivo de Pool: se actualiza con la información de la tabla de Highbond
  • Archivo de pool y archivo con los datos no verificados: procesados en el script R
  • AI_Meta_Information, AI_Potential, AI_Assessments: campos creados en el script R se transfieren al script ACL y se añaden a los datos no verificados.
  • Registros con un ID único se combinan: para obtener una fila por cada ID único en la tabla AI_Dupl_Payments_OneLine
  • Tabla Dupl_Payments_OneLine: se carga en el módulo de resultados de Highbond donde se actualiza la tabla de resultados existente