Überblick über die Workspaces
aktualisiert 1/12/23
von
Stephanie Krenz
Workspaces ermöglichen es Dir, Tasks, Projekte und Arbeitsabläufe effizient und übersichtlich zu organisieren und zu verwalten. Sie sind der Ausgangspunkt, wenn es um die Erstellung von Tasks und Runs geht. Ein Workspace bietet Dir zahlreiche Vorteile, wie bspw. eine höhere Produktivität, eine bessere Zusammenarbeit und einen leichteren Zugang zu Informationen. Mit Workspaces können Benutzer eine Umgebung schaffen, die auf ihre individuellen Bedürfnisse und Vorlieben zugeschnitten ist.
Für eine bessere Übersicht hat es sich bewährt, bspw. pro SAP-System, Mandant, Buchungskreis, Arbeitsbereich oder Domäne einen eigenen Workspace anzulegen, um die Tasks dort einfacher verwalten zu können.
Erstellung eines Workspace
Mit den nachfolgenden Schritten kannst Du einen Workspace erstellen:
- Klicke oben auf Workspaces und anschließend oben rechts auf + Workspace
- Vergebe einen Namen für den Workspace
- Wähle einen Workspace-Typen aus:
- Analyze -> Erzeugt automatisch ein Extraktionspaket auf Grundlage der gewählten Prüfungsschritte, extrahiert die Daten und führt anschließend die Analyse durch
- Extract -> Verwendet ein benutzerdefiniertes Paket, das über das Package Studio erstellt wurde, um die Datenextraktion durchzuführen - es erfolgt keine Analyse der Daten
- Optional -> Füge eine Beschreibung hinzu
- Optional -> Ordne dem Workspace Tags zu (diese Tags können Benutzer selbst erstellen und frei wählen, um Workspaces in der Übersicht mithilfe der Sortierung schneller wiederfinden zu können oder um Workspaces besser einzuteilen)
- Optional -> Füge dem Workspace bereits vorhandene Teams zu
- Selected -> Zeigt alle Teams an, die dem Workspace bereits zugeordnet wurden
- Unselected -> Zeigt alle Teams an, die dem Workspace nicht zugeordnet wurden
- All -> Zeigt alle vorhandenen Teams an
- Optional -> Füge dem Workspace bereits vorhandene Benutzer zu
- Selected -> Zeigt alle Benutzer an, die dem Workspace bereits zugeordnet wurden
- Unselected -> Zeigt alle Benutzer an, die dem Workspace nicht zugeordnet wurden
- All -> Zeigt alle vorhandenen Benutzer an
- Create bzw. Create & Close -> Sobald alle Einstellungen hinterlegt sind, kann der Workspace gespeichert werden -> Mit Create & Close wird der Workspace erstellt und automatisch die Ansicht verlassen und zur Auflistung zurückgekehrt
Auflistung
Mit einem Klick auf Workspaces siehst Du die Auflistung aller existenter Workspaces:
Du siehst hier folgende Informationen:
- Suchfilter
- Suchfeld
- Workspace Type -> Du kannst hier die vorhandenen Workspaces filtern nach den Typen Analyze oder Extract
- Tags -> Du kannst mit den Tags die vorhandenen Workspaces filtern (im Screenshot der Tag Demo)
- Details
- Workspace Type -> A = Analyze, E = Extract
- Name des Workspace
- Beschreibung
- Tags
- Neuer Task -> Über die Schaltfläche Add new Task kannst Du in diesem Workspace einen neuen Task erstellen
- Drei Punkte neben Workspace-Name -> Über die drei Punkte neben dem Namen des Workspace kannst Du den Workspace bearbeiten (Edit), kopieren (Clone) oder löschen (Delete)
Beim Löschen eines Workspaces erhältst Du eine Meldung, in der Du mit dem Löschen des Workspace zusammen auch die zugehörigen exportierten und analysierten Daten löschen kannst. Markiere dafür die jeweilige Checkbox.
- Tasks
- Task -> Name des Tasks
- Frequency -> Einplanung des Tasks bzw. wie oft ein Run läuft, hier stündlich (steht hier Immediately oder Once, dann wurde der Task einmalig ausgeführt und nicht wiederholt)
- Next Run -> Zeigt bei einer Einplanung an, wann der nächste Run startet
- Total Runs -> Zeigt an, wie oft der Task bereits durchgeführt wurde
- Last Run -> Status des letzten Durchlaufs (Run), wenn er erfolgreich war, noch nicht ausgeführt wurde, fehlgeschlagen ist oder gerade läuft
